Fattura elettronica: quando è obbligatoria la consegna della copia cartacea

Con l’obbligo della fattura elettronica a decorrere dal 1° gennaio 2019 sia nel settore B2B che nel settore B2C, diverse sono le modalità di consegna della fattura al soggetto destinatario. In quali casi è necessario fornire una copia analogica/cartacea della fattura?
Preliminarmente occorre precisare che la fattura elettronica nel nostro ordinamento è un insieme di dati codificati secondo il linguaggio xml, espressi secondo il tracciato previsto dalle specifiche tecniche (di cui al Provvedimento AdE del 30.04.2018), successivamente trasmessa al Sistema di interscambio e, solo nel caso in cui la fattura non venisse respinta dal Sistema, si considererà come emessa. Diversamente la fattura non esisterà.
Distinguiamo le diverse casistiche di soggetti destinatari della fattura elettronica:
– operatori economici IVA (imprese, professionisti, enti non commerciali che svolgono attività commerciali al di fuori dalle attività istituzionali);
– operatori economici in regimi di vantaggio, forfettari o piccoli produttori agricoli;
– privati consumatori e condomini.
Il primo gruppo di operatori economici riceverà la fattura elettronica attraverso il canale scelto ed indicato sull’apposita area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate (PEC, codice di interscambio etc.). Pertanto non vi sarà alcun obbligo da parte del soggetto emittente la fattura elettronica di fornirne una copia analogica/cartacea al soggetto destinatario, pur rimanendo sempre la facoltà di consegna.
I soggetti in regime di vantaggio o forfettari, pur non essendo obbligati all’utilizzo della fattura elettronica, si vedranno in ogni caso recapitare (laddove obbligatoria) la fattura elettronica che verrà inviata da parte del soggetto emittente presso il canale di trasmissione, seppur facoltativo, indicato dal cliente (PEC, codice di interscambio etc.) o in alternativa, trattando questa tipologia di operatori economici come soggetti privati consumatori, con l’indicazione dei 0000000 nel campo codice destinatario. In quest’ultimo caso si porrà in essere, per il soggetto emittente, l’obbligo di informare il cliente della messa a disposizione della fattura presso l’area riservata web nel sito Agenzia delle entrate e la consegna di una copia analogica o informatica.
Da ultimo il trattamento dei soggetti privati consumatori o dei condomini prevede l’indicazione da parte del soggetto emittente di 0000000 nel campo codice destinatario e la conseguente obbligatorietà di consegna di copia analogica o informatica.
In diverse occasioni si è sentito affiancare l’obbligo di consegna della copia analogica a quello della copia cartacea definendo infine, in alcuni casi, quest’ultima quale “copia di cortesia”.
I requisiti della fattura elettronica portano a definire quest’ultima “file” piuttosto che documento, facendo quindi a ritenere la “copia di cortesia” priva di qualsiasi valore, sia ai fini fiscali che a fini civilistici.
Il processo di digitalizzazione del nostro ordinamento presuppone un utilizzo automatizzato da parte di tutti i soggetti interessati dai dati contenuti nella fattura elettronica (Amministrazione finanziaria, soggetto emittente, soggetto destinatario, ecc.).
A dover essere oggetto di contabilizzazione sarà solo la e-fattura, con data che non può essere anteriore a quella di ricevimento da parte del SDI, sulla PEC o sul canale informatico dedicato (articolo 25 D.P.R. 633/72 – Circolare 1/E/2018).
Infine occorre precisare che l’obbligo di consegna da parte del soggetto emittente di una copia analogica (ad esempio in formato cartaceo o in pdf) della fattura al cliente (privato consumatore, condominio, soggetto nei minimi, forfettario privo di canale di trasmissione, ecc.) viene meno al ricorrere della rinuncia espressa di quest’ultimo, preferibilmente scritta.
Fonte: Centro Studi CGN